Муниципальный архив

Постановлением ВЦИК от 10.09.1937 года было предложено не позже 1 квартала 1938   года   организовать   в  Ленинградской   области   районные   архивы  и   обеспечить их соответствующими помещениями. 
На основе данного постановления Ленинградское областное Архивное управление организовало     в   районах,   в   том   числе  и  Поддорском,   районные   архивы.
Поддорский районный архив находился в подчинении Поддорского райисполкома.
На основании постановления Верховного Совета РСФСР «О порядке введения в действие   Закона   РСФСР   «О   местном   самоуправлении   в   РСФСР»   полномочия
исполнительного   комитета   Поддорского   районного   Совета   народных   депутатов прекращены   с  момента   вступления   в   должность   Главы     администрации  Поддорского района на основании распоряжения администрации Новгородской области от 26.11.1991 года  №  45-рг.
Органом  исполнительной   власти   в   районе   с   этого   времени   становится администрация.
Структура   Администрации   района   утверждена   Главой   района.
В структуру Администрации района входит и архивный отдел, созданный на базе архивного отдела Поддорского райисполкома .
Распоряжением Администрации Поддорского муниципального района № 12-рг от 23.01.2007 года «Об утверждении штатного расписания аппарата Администрации района,
комитетов, отделов, служащих и младшего обслуживающего персонала Администрации района» сокращен  архивный отдел  Администрации  района.
С  1   января  2007  года   все функции отдела выполняет ведущий специалист  по работе с архивом района. 

 — разрабатывать  программы и основные направления развития архивного дела в муниципальном образовании, организовывать  их реализацию и отчитываться об их выполнении в установленном порядке;

— участвовать в реализации федеральных и областных целевых программ развития архивного дела в части муниципального образования;

— готовить проекты нормативных правовых актов Администрации муниципального района по вопросам обеспечения сохранности, учета, комплектования  и использования документов, вносить на рассмотрение Администрации муниципального района предложения по развитию архивного дела;

— готовить предложения по передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Новгородской области, иных муниципальных образований;

— готовить и реализовывать предложения по обеспечению сохранности архивных документов, хранящихся в архиве, проводить мероприятия по созданию оптимальных условий хранения и обеспечению их физической сохранности;

— обеспечивать хранение:

архивных фондов и архивных документов на различных видах носителей, относящихся к муниципальной собственности, входящих в состав Архивного фонда области, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления и муниципальных организаций;

архивных документов юридических и физических лиц на различных видах носителей, поступивших на законном основании в муниципальную собственность, в том числе личного происхождения;

документов временного хранения, в том числе по личному составу, на различных видах носителей ликвидированных организаций всех форм собственности (не имеющих правоприемника), действующих на территории муниципального образования;

архивных документов частной или иных форм собственности, хранящихся на договорной основе;

печатных и других материалов, отражающих прошлое и настоящее муниципального образования; учет документов, архивных справочников и других материалов, необходимых для осуществления практической деятельности архива.

— вести учет архивных фондов и архивных документов, принятых в архив, в том числе в автоматизированном режиме, представлять в установленном порядке учетные данные в архивное управление области;

— составлять и представлять на утверждение Администрации муниципального района списки юридических и физических лиц – источников комплектования архива после согласования их Отделом по организации архивного дела Министерства культуры Новгородской области, проводить систематическую работу по их уточнению. Включать в указанные списки негосударственные организации, а также граждан,  на основании договора;

— готовить проекты договоров Администрации муниципального района с собственниками документов на их передачу в муниципальную собственность;

— осуществлять отбор на прием и хранение:

документов  архивного фонда области;

документов по личному составу, архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, органов местного самоуправления, муниципальных и негосударственных  организаций, ликвидированных без правоприемников, действующих на территории муниципального образования;

— проводить в установленном порядке экспертизу ценности и научное описание документов, хранящихся в архиве;

— взаимодействовать с делопроизводственными, архивными и экспертными службами  организаций – источников комплектования  в целях формирования и обеспечения сохранности документов Архивного фонда области, находящихся на временном хранении;

— рассматривать и согласовывать  в соответствии с действующими правилами положения об архивах организаций, экспертных комиссиях,  описи дел по личному составу организаций — источников комплектования архива;

— рассматривать и представлять в Отдел по организации архивного дела Министерства культуры Новгородской области номенклатуры и описи дел постоянного хранения организаций-источников комплектования ;

— оказывать методическую и практическую помощь работникам архивов организаций – источников комплектования по отбору документов в состав Архивного фонда области и подготовке к передаче на постоянное хранение, по упорядочению документов по личному составу , по ведению учета документов архива организаций, по подготовке нормативных и методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела;

— принимать участие в проверках соблюдения правил организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов в организациях — источниках комплектования, организуемых Отделом по организации архивного дела Министерства культуры Новгородской области;

— изучать и обобщать практику работы архивов организаций, распространять их положительный опыт;

— разрабатывать и реализовывать мероприятия по улучшению работы и повышению квалификации работников архивов организаций – источников комплектования: проводить совещания, семинары, консультации по архивному делу;

— информировать Администрацию муниципального района, Отдел по организации архивного дела Министерства культуры Новгородской области о фактах утраты, порчи, незаконном  уничтожении документов в организациях, других нарушениях законодательства Российской Федерации в сфере архивного дела;

— информировать органы местного самоуправления, иные организации муниципального образования о составе и содержании документов, хранящихся в муниципальном архиве, по актуальной тематике, готовить документальные выставки, материалы для средств массовой информации, встречи с общественностью;

— исполнять запросы социально-правового характера и иные запросы юридических и физических  лиц, выдавать архивные справки, заверенные копии и выписки из архивных документов, рассматривать заявления, предложения и жалобы, проводить прием граждан по вопросам поиска  документов, в том числе и по личному составу;

— создавать и совершенствовать научно-справочный аппарат  к документам архива, архивные справочники о составе и содержании документов, и другие, в том числе автоматизированные, информационно-поисковые системы и базы данных;

— готовить для Администрации муниципального района положения о поощрениях работников архивов и делопроизводственных структур организаций, иных физических и юридических лиц, внесших значительный вклад в развитие архивного дела, документационного обеспечения управления, краеведения на территории муниципального образования.

Помещения муниципального архива площадью:

архивохранилище № 1 – 32 кв.м.

архивохранилище № 2 – 15, 4 кв.м.

рабочая комната специалиста по работе с архивом района – 15 кв.м.

расположены на первом этаже кирпичного здания Администрации муниципального района, 1975 года постройки находящегося по адресу: д. 26,  ул. Октябрьская, с. Поддорье, Новгородская область, 175260. Состояние здания, в котором расположены помещения архива, удовлетворительное, двери в архивохранилище № 1 металлические, открываются по направлению выхода, так же установлена охранная сигнализация. Во всех трех помещениях установлена пожарная сигнализация. В архивохранилищах стеллажи металлические, на окнах металлические, но не распашные решетки. Запасного выхода не имеется. Температурно-влажностный и санитарно-гигиенический режимы соблюдаются .

 В муниципальном архиве Поддорского муниципального района хранятся распорядительные, финансовые и бухгалтерские документы органов местного самоуправления, предприятий и организаций района, документы избирательных комиссий по выборам всех уровней власти, документы по личному составу (приказы, распоряжения, лицевые счета), документы личного происхождения.

По состоянию на 01.01.2018 года в муниципальном архиве Поддорского муниципального района находится на хранении 89 фондов, 16 340 единиц хранения, в том числе областной собственности – 13 фондов, 1776 единиц хранения.

В муниципальном архиве хранится управленческая документация органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений суда, финансовых и налоговых органов, органов планирования, статистики, управления экономикой, муниципальным имуществом, социальным обеспечением, архитектурой, органов землеустройства и землепользования, дела средств массовой информации, образовательных учреждений, учреждений культуры с 1945 по 2016 годы.

По личному составу в муниципальном архиве хранятся документы сельских администраций, колхозов и совхозов, ликвидированных учреждений, предприятий и организаций района с 1944 по 2016 годы.

В список организаций-источников комплектования муниципального архива, согласованный ЭПК департамента культуры и туризма Новгородской области от 28.07.2017 № 7, входят следующие организации:

1. Дума Поддорского муниципального района
2. Совет депутатов Белебелковского сельского поселения
3. Совет депутатов Поддорского сельского поселения
4. Совет депутатов Селеевского сельского поселения
5. Администрация Поддорского муниципального района
6. Администрация Белебелковского сельского поселения
7. Администрация Селеевского сельского поселения
8. Контрольно-счетная палата Поддорского муниципального района
9. Комитет финансов Администрации Поддорского муниципального района
10. Комитет по экономике и управлению муниципальным имуществом  Администрации Поддорского муниципального района
11. Филиал Новгородского областного потребительского общества «Поддорское районное потребительское общество»
12. Отдел образования Администрации Поддорского муниципального района
13. Муниципальное автономное общеобразовательное учреждение средняя общеобразовательная школа с. Поддорье
14. Комитет культуры Администрации Поддорского муниципального района
15. Муниципальное бюджетное учреждение культуры Поддорского муниципального района «Поддорская централизованная библиотечная система»
16. Муниципальное бюджетное учреждение Поддорского муниципального района «Поддорское межпоселенческое социально-культурное объединение»
17. Областное  автономное учреждение здравоохранения «Поддорская центральная районная больница»
18. Отдел социальной защиты населения Администрации Поддорского муниципального района
19. Территориальная избирательная комиссия Поддорского района

Итого всего организаций в списке: 19. В том числе по видам собственности: государственная — 2, муниципальная — 16, негосударственная – 1.

— описи (постоянного, временного хранения и по личному составу);

— исторические справки .

1. Предоставление государственной услуги на основе документов, относящихся к областной собственности, хранящихся в муниципальных архивах;
2. Предоставление муниципальной услуги «Оформление и выдача архивных справок, выписок и копий архивных документов юридический и физическим лицам»;
3. Предоставление муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»;
4. Исполнение муниципальной функции «Предоставление документов пользователям в читальный зал архива»;
5. Исполнение муниципальной функции «Оказание методической и практической помощи органам местного самоуправления, муниципальным и иным организациям по вопросам архивного дела»;
6. Исполнение муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов».